تحول اداری

ضرورت اصلاح و ایجاد تحول در نظام اداری کشور بعنوان ابزار تحقق اهداف نظام جمهوری اسلامی از مواردی است که پس از انقلاب اسلامی مورد توجه دولت جمهوری اسلامی ایران قرار گرفت و در اجرای بند 4ـ3 بخش نظام اداری و اجرایی پیوست قانون برنامه اول توسعه اقتصادی ، اجتماعی، فرهنگی جمهوری اسلامی ایران شورایعالی اداری بمنظور ابجاد یک نظام منسجم اداری در ابعاد نیروی انسانی، مدیریت، تشکیلات سازماندهی و روشها تشکیل گردید.  

۱) تحول چیست؟ 

تحول در ارتباط با افراد به معنی شبیه دیگران شدن نیست بلکه به مفهوم مانند خود‌شدن، رشدکردن، غنی‌شدن و متبلور ساختن توانائی ها بوسیله تجربه و تدبیر است.

در ارتباط با سازمانها که مجموعه افراد می باشند تحول باز هم به مفهوم تغییر از طریق کسب تجربه و تدبیر است.

فرایند تحول در سازمانها متأثر از تجربیات و اهداف جدید است.

۲) چرا تحول؟ (انگیزه های تغییر سازمانی)

معمولاً سازمانها متحول می‌شوند تا باز و جهانی شوند و در آنها فکر و روح افراد چه بصورت فردی و چه به صورت گروهی برای رسیدن به اهداف همه گروههای ذینفع مانند: مشتریان، کارکنان و سهامداران بسیج شوند و به هرحال این انسانها هستند که نیروی مولد و محرک برای تغییر سیستم‌ها، ساختارها و سازمان‌ها هستند.

معمولاً تغییرات سازمانی و تحول برای گذار از یک مرحله توسعه به مرحله دیگر هم ممکن است ایجاد شود، سازمانها با گذار از مراحل مختلف توسعه، بالغ می‌شوند.

پیش از تصمیم‌گیری در مورد اینکه بهسازی کدام یک از جنبه‌های سازمان ضرورت دارد، باید نقاط قوت و ضعف سازمان را مورد تجزیه و تحلیل قرار داد. در این میان، ارزیابی نیازها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

تغییر سازمانی نخست مستلزم بررسی و تشخیص مشکل است شناخت مشکل و ارائه صورت مساله واقعی نیمی از تغییر است چنانچه مدیران سناریوی تغییرات، در تعریف از مشکلات دچار خطا و لغزش شوند هزینه‌های گزافی را خواهند پرداخت چرا که سازمان و منابع آن را به سمت اهدافی هدایت خواهند نمود که در جهت نیازهای واقعی سازمان طراحی نشده و پاسخگوی مشکلات نمی‌تواند باشد مدیریت تغییر بیش از هر اقدامی باید راهکارهای حل مساله و ابعاد آن را مورد بررسی و شناخت دقیق قرار دهد.

عمده مشکلات جاری در تحول اداری:

عدم استفاده از رویکردهای علمی و تجارب: در واقع قبل از پیاده‌سازی تغییرات هیچگونه بررسی علمی یا تجربی بمنظور توفیق یا عدم توفیق تغییرات حاصل نمی شود.

نگرانی مخالفان از تهدید منافع، نظرات، عادات و خواسته‌های ایشان پس از انجام تغییرات (مقاومت در برابر تغییر).

شیوه مدیریتی فرد محورانه: بعبارت دیگر هرگونه تغییر سازمانی که توزیع قدرت را برهم زند، فعالیتهای سیاسی درون سازمان را برمی‌انگیزد. توجه داشته باشید که مخالفان درون سازمانی مشابه مقاومت باد در برابر سرعت خودرو می‌باشد، مقاومتی که دیده نمی شود ولی اثرات آن هویدا است.

بدین ترتیب ریشه مشکلات جاری در تحول اداری را همچنین می‌توان در فقدان شایسته سالاری، فساد اداری، عدم انطباق فرهنگ سازمانی با مبانی اعتقادی، فقدان رابطه منطقی میان سیاستهای کلان نظام با خط‌مشی‌های اجرایی ، فقدان نگرش راهبردی و بلندمدت ، عدم پاسخگوئی و نظارت در نظام مدیریتی جستجو نمود.

 

اهداف، برنامه ها و سیاستهای تحول اداری

به منظور رفع مشکلات اساسی نظام اداری کشور در حوزه های سازماندهی، مدیریت، منابع انسانی، فن‌آوری و فرایندهای انجام کار و قوانین و مقررات هفت برنامه تحت عنوان «تحول در نظام اداری کشور» توسط سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی در مورخ ۸۱/۱/۱۸ ارائه و به تصویب هیئت وزیران رسید  و در کلیه  دستگاههای اجرایی لازم الاجرا گردید.

این هفت برنامه عبارتند از:

1. برنامه منطقی نمودن اندازه دولت. 
2. برنامه تحول در ساختار تشکیلاتی دولت.
3. برنامه تحول در نظام‌های مدیریتی.
4. برنامه تحول در نظام‌های استخدامی.
5. برنامه آموزش و بهسازی نیروی انسانی دولت.
6. برنامه اصلاح فرآیندها، روشهای انجام کار و توسعه فن‌آوری اداری.
7. برنامه ارتقاء و حفظ کرامت مردم در نظام اداری. 

اهم سیاستهای اجرائی منطقی نمودن اندازه دولت:

1. اجرای وظائف حاکمیتی دولت به نحو کارآمد و اثر بخش.
2. گسترش فعالیت بخش غیردولتی از روشهای خصوصی سازی و ارائه ساز و کار مناسب برای نظارت بر حسن اجرای کارها.
3. انجام خدمات زیربنائی از طریق بخش غیردولتی  با استفاده از روش قیمت تمام شده .

اهم سیاستهای اجرائی  اصلاح ساختارهای تشکیلاتی دولت:

1. عدم گسترش تشکیلات دولت با تاکید بر کوچک‌سازی (قانون برنامه سوم توسعه)
2. کاهش پستهای مدیریتی بمنظور ایجاد انسجام در ساختار بخش دولتی
3. قانونمندی وظائف در سطح ملی و کلان
4. اعطای اختیارات به مقامات میانی بمنظور تسریع در پاسخگوئی به مقامات ارشد 

اهم سیاستهای اجرائی اصلاح نظام های مدیریتی:

1. رعایت اصل ثبات مدیریتی
2. تهیه کارنامه عملکرد مدیران بمنظور ارتقای سطح کیفی مدیریت در دستگاههای دولتی
3. ‌ارائه گزارش سالانه توسط کلیه دستگاههای اجرائی به دولت

اهم سیاستهای اجرائی اصلاح نظام استخدامی:

1. مقررات استخدامی بر اساس انتخاب اصلح مورد تجدید نظر قرار گیرد.
2. مقررات استخدامی به دو نوع دائم و موقت محدود گردد.
3. کاهش استخدام دائمی.
4. حقوق و مزایا و جبران خدمت مکفی برای کارکنان دولت برقرار شود.
5. برای استخدام در بخش دولتی، احراز حداقل‌های علمی و تخصصی الزامی گردد.

اهم سیاستهای اجرائی اصلاح نظام آموزشی و بهسازی نیروی انسانی:

1. آموزش کارکنان دولت  با هدف افزایش و به هنگام‌نمودن دانش ، بینش و مهارت همراه با انگیزش لازم.
2. از تبدیل دستگاههای دولتی به محلی برای کسب مدارج دانشگاهی از طریق استفاده از امکانات دولتی اجتناب شود.
3. در نظام ارزشیابی کارکنان دولت معیار رضایتمندی ارباب رجوع، مدیر و همکاران، ملحوظ گردد.
4. مدیران عالی و اجرائی در سطوح مختلف از آموزشهای مورد نیاز در چهار چوب نظام آموزش کارکنان دولت برخوردار گردند. 

اهم سیاستهای اجرائی اصلاح فرایندها، روشهای انجام کار و توسعه فن آوری اداری:

1. صلاح روشها، رویه‌ها، فرایندهای انجام کار بمنظور رضایت ارباب رجوع، ساده‌سازی روشها و کاهش هزینه‌ها و...
2. توسعه نظام مکانیزه در دستگاههای اجرائی.
3. نظم و انضباط اداری و ارزیابی دستگاههای اجرائی با این معیار.
4. بکارگیری دیدگاهها و تجربیات متخصصان داخل وخارج کشور.
5. نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها.
6. استقرار شبکه  اطلاع رسانی  و اتصال به شبکه جهانی اینترنت. 

اهم سیاستهای اجرائی ارتقاء و حفظ کرامت مردم:

1. ارائه خدمات به مردم بطور شفاف و مشخص، زمانمند و با کیفیت مطلوب .
2. دستگاههای اجرائی خدمتگزار و پاسخگوی مردم هستند.
3. نظام اطلاع‌رسانی خدمات دولتی بصورت سهل و آسان طراحی شود.
4. برخورد قاطع با پدیده مذموم فساد اداری.
5. ارزیابی مستمر سطح رضایتمندی مردم از خدمات دولتی. 

با تحقق هفت برنامه تحول نظام اداری به وضعیت مطلوب با ویژگیهای ذیل نائل خواهیم  شد. 

ویژگی‌ها و خصوصیات نظام اداری مطلوب:

1. نظام‌گرا و همه سو‌ نگر.
2. کارا، بهره‌ور و ارزش افزا.
3. پاسخگو و شفاف.
4. اثربخش، نتیجه‌گرا و کیفیت‌مدار.
5. شهروند‌مدار، خدمتگزار و مردم سالار.
6. سالم، عاری از فساد و تبعیض.
7. مشارکت جو و مشارکت‌پذیر.
8. شایسته‌سالار و دانش‌گرا.
9. آینده‌بین، دورنگر و هدفمند.
10. قانونمدار، ضابطه‌مند و اخلاق‌گرا.
11. مدیر و راهبر.
12. توسعه‌گرا و نواندیش.

خط مشی مدیریت امور اداری و پشتیبانی موسسه پژوهشی علوم و فناوری رنگ و پوشش

    مدیریت امور اداری در واقع جنبه های انسانی سازمان را در بر می گیرد، زیرا انسان عامل مهمی در نیل به اهداف سازمان و مدیریت به شمار می رود. تحقیقات امروزی بیانگر این واقعیت است که رابطه نزدیکی بین نحوه مدیریت منابع انسانی و امکان نیل به اهداف سازمانی وجود دارد، از این روست که این مدیریت امروزه به منزله یکی از شریان های مهم و حیاتی هر سازمانی محسوب می گردد. مدیریت امور اداری تخصص ویژه ای است که کوشش می نماید تا در جهت کسب رضایت کارکنان و تأمین هدف های سازمانی گام برداشته و سیاست گذاری نماید.

این مدیریت، مسئولیت جمع آوری اطلاعات و برنامه ریزی در زمینه های پرسنلی، اداری، اجتماعی و رفاهی کارکنان شرکت را بر عهده دارد و کلیه ملزومات، نیازمندی های واحدهای مختلف را تهیه و در اختیار آنان قرار می دهد.

در راستای برنامه خُرد واحدهای امور اداری، لازم به ذکر است که این واحدها با تحول سازمانی می­توانند به درجات بالای موفقیت دست یابند که نمادهای اصلی تحول سازمانی در امور اداری و پشتیبانی عبارتند از:

1. تصمیم­سازی با خلاقیت؛
2. شجاعت در تصمیم­گیری­ها؛
3. تصمیم­ها با تعامل؛

  خلاقیت و شجاعت در تصمیم­‌گیری­‌ها از الزام­های اساسی تحول اداری است. از سوی دیگر این واحد اعتقاد راسخ به تعامل مثبت با همه واحدها را دارد، زیرا که تعامل، دل­ها را به هم نزدیک می­کند و فاصله­ها را از میان برمی­دارد. 

همچنین خلاقیت با آفرینش الگوهای بومی تحول و شجاعت در اجرای قاطعانه تصمیم­ها مفهوم پیدا می­کند. 

 ضرورت بهبود مستمر امور اداری یکی از اصلی­ترین مأموریت­های سازمان­ها و دستگاه­ها است و در صورتی می­تواند تحول را عینی و عملیاتی نمود که تحول اداری از داخل سازمان آغاز شود. این مهم در سایه تلاش، پشتکار و بهره­گیری از برنامه­های پنج­ساله توسعه و رهنمودهای رهبری قابل اجرا می‌­باشد. 

علاوه بر این، واحدهای مربوطه باید در مسیری گام برداند که با توجه به اقدام­های انجام شده، قدرت و توانایی تئوریزه کردن الگوهای تحول را داشته و از کارآمدی لازم نیز برخوردار باشند.